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 Revista Metalindustria

LAS MEJORES RECOMENDACIONES PARA SOBREVIVIR EN MOMENTOS DE CRISIS

Las empresas, principalmente las pequeñas y medianas, están enfrentando grandes dificultades debido a las elevadas tasas de interés, a la reducción del nivel de actividad de la economía y al aumento de la competencia en el mercado.

En esa perspectiva, esta crónica presenta una serie de recomendaciones orientadas a que las industrias enfrenten de forma más adecuada este período de dificultades, haciéndolas más fuertes para actuar en un mercado cada vez más competitivo.

Las recomendaciones se dividen en cuatro áreas principales:

  • Dar prioridad a la gestión financiera.

  • Aumentar la productividad con reducción de costos.

  • Perfeccionar la política de ventas y marketing.

  • Invertir en calidad y tecnología.

Lo importante es que el empresario no se deje vencer por la presión y tome decisiones apresuradas o basadas en información insuficiente. El momento podrá ser un fuerte estímulo para modificar prácticas inadecuadas e incluir nuevos procedimientos que hagan a la empresa más eficiente y competitiva.

PRIORIZAR LA GESTIÓN FINANCIERA

El objeto es hacer que la empresa busque equilibrar la ecuación básica de activos y pasivos más líquidos o de corto plazo, a saber:

  • Activos: depósitos y colocaciones en bancos, cuentas por cobrar, existencias y posibles activos no productivos.

  • Pasivos: deudas con proveedores, créditos, personal, impuestos y leyes sociales.

Al administrar eficientemente cada uno de los componentes mencionados y al mismo tiempo, obtener el calce del conjunto de derechos y obligaciones, la empresa podrá verse menos afectada por los elevados costos de intereses financieros.

Minimizar Stock de Materias Primas. Ello se consigue a través de la mejora significativa de las proyecciones y programación de la producción y de las ventas. Otro factor importante es estrechar la relación con los proveedores, con el objeto de conseguir los despachos de materia prima en intervalos y lotes menores, buscando aplicar el concepto de "Just in Time", es decir, que los abastecimientos lleguen a la empresa lo más próximo posible al momento en que serán utilizados en la producción. Una stock más elevado sólo debería tenerse en ítems estratégicos, de difícil adquisición o que dependan de una entrega con demoras.

Reducir Existencias de Productos Terminados. En primer lugar, se reducen las existencias mejorando las proyecciones de colocación de productos en el mercado. En momentos de dificultad, es preferible ser conservador y subestimar las ventas, que cargar con existencias con elevado costo financiero. En segundo lugar, se recomienda ofrecer descuentos para hacer las ventas más atractivas. En muchas ocasiones los descuentos pueden ser más rentables que el costo de mantener las existencias de productos terminados. Preocúpese por conocer sus costos de almacenamiento y el costo financiero de contar con una menor liquidez en el presente.

Administrar Adecuadamente Cuentas por Cobrar. La empresa deberá ser muy rigurosa con el tratamiento de las cuentas por cobrar a sus clientes, ejerciendo una rígida supervisión de las cobranzas de las ventas realizadas a plazo. Con aquellos clientes que tengan dificultades para cumplir sus compromisos, se sugiere una acción más directa y constante. Por su parte, con aquellos que tengan recursos financieros disponibles y estén dispuestos a efectuar sus pagos anticipadamente, es recomendable estudiar la posibilidad de ofrecer algún descuento que sea superior a la tasa de colocación en bancos.

Optimizar Caja y Bancos. El cuidado de los recursos disponibles y colocados en entidades financieras es vital. Debe conocer cual es la mejor tasa para colocación y evitar mantener recursos depositados en caja, como suele ocurrir con algunos pagos de clientes, de los cuales la empresa no toma conocimiento en el mismo día en que son pagados. En segundo lugar, no siempre las colocaciones financieras son la forma más rentable. Anticipar pagos a proveedores o compras de materias primas, puede generar descuentos superiores a las tasas del sistema financiero.

Prescindir de Activos no Productivos. No es raro encontrar empresas que poseen máquinas, equipamientos e inmuebles que no están siendo utilizados en el proceso productivo. Si la empresa no tiene una destino previsto para estos activos en el corto y mediano plazo, la mejor medida es venderlos o arrendarlos, generando ingresos. Este procedimiento, inclusive podrá significar reducción de costos por mantención, vigilancia y seguros.

Negociar Deudas con Proveedores. La empresa debe estar alerta de sus deudas con proveedores. En especial, debe entrar en contacto con ellos en el momento que prevé que tendrá dificultades para cumplir los plazos de pagos, para renegociar sus deudas antes de los vencimientos. Cuando los compromisos de pago están vencidos, disminuye ostensiblemente la capacidad negociadora, de ahí la importancia de hacerlo con anticipación, ya que los costos financieros por atraso de pagos son siempre más elevados.

Disminuir Préstamos Bancarios. Con elevadas tasas de interés, es mejor evitar al máximo posible tomar nuevos préstamos. Por otra parte, también se dificulta el proceso de renegociación de las deudas debido al aumento de la selección y al mayor rigor de los bancos. Por eso, se vuelve más importante adoptar medidas que reduzcan la necesidad de capital de trabajo. Ello pasa por la disminución de los tiempos de las existencias de materias primas y de productos terminados, la reducción de los plazos de entrega de productos y otras que son mencionadas en este documento.

Aclarar Deudas de Impuestos y Pagos de Seguridad Social. Con relación los impuestos y pagos por Seguridad Social atrasados, se deberá renegociar lo antes posible, pactando cuotas por el período más largo que consiga. El objetivo de esta medida es evitar el aumento significativo de la deuda, por la incorporación de multas e intereses por atraso.

AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD CON REDUCCIÓN DE COSTOS

El objetivo es aumentar la rentabilidad de las empresas y disminuir algunos ítems significativos de costos de producción y administrativos.

Controlar Costos. Tanto en la producción como en la administración, es necesaria la obtención de información detallada y segura sobre el comportamiento de los costos, para adoptar medidas de reducción y establecer metas que promuevan la mayor eficiencia de la empresa. Poseer datos relevantes es el primer paso para perfeccionar la planificación de cualquiera empresa. Esta medida será fundamental para poder atacar correctamente los desperdicios de materiales, doble trabajo, perdidas de energía y otros ítems importantes de costos.

Reducir Desperdicio de Materiales. Se recomienda efectuar un estudio preciso de las perdidas de materiales que pueden estar ocurriendo durante el almacenamiento, traslados o durante el proceso productivo. Estudios efectuados por la Cámara Nacional de Industrias de Brasil en 1997, mostraron que en las micro, pequeñas y medianas empresas, los desperdicios eran del orden del 3,6% al 5,3% del total de productos fabricados.

Evitar el Doble Trabajo. De la misma forma que el desperdicio de materiales, otro componente de elevación de costos es el desperdicio de tiempo consumido por el doble trabajo, es decir, de productos que requieren pasar otra vez por algunas etapas de producción para corregir defectos. El control de calidad durante el proceso debería ser objeto de especial atención por las empresas.

Reducir Consumo de Energía. En las pequeñas y medianas empresas es frecuente la utilización de iluminación y de motores con capacidad sobre lo necesario, con bajo nivel de aislamiento y conservación de las líneas de conducción del vapor. Se recomienda que la empresa haga un diagnóstico para la corrección de este problema mirando al uso racional de energía.

Utilizar Internet. Los empresarios tienen una baja utilización de Internet para la búsqueda de información y negocios. La inversión en equipamientos y acceso a Internet es bastante baja respecto de los enormes beneficios que puede traer. Primero, porque puede significar una reducción de los costos de las comunicaciones, es más barato utilizar el Internet que el fax o el teléfono. Segundo, Internet es una poderosa fuente de información de negocios. Se recomienda al pequeño y mediano empresario que dedique algunas horas por semana para consultar páginas de informaciones, de asociaciones empresariales, de instituciones tecnológicas, etc. Esta práctica le permitirá tomar decisiones basadas en un número mayor de antecedentes.

PERFECCIONAR LA POLÍTICA DE VENTAS Y MARKETING

Estas recomendaciones tienen como objetivo reforzar la presencia de la empresa en un mercado cada vez más difícil y exigente. En períodos de crisis, tendrán mejores posibilidades las empresas que se comuniquen con mas eficiencia con sus clientes y que ofrezcan condiciones diferentes, en relación a sus competidores.

Mejorar Comunicación con Clientes. Nunca debemos olvidar la importancia de la comunicación con los clientes. Este es un momento para que la comunicación sea todavía más constante y ayude a los clientes a resolver posibles problemas, pero que, principalmente, entregue información más confiable sobre el comportamiento del mercado. Esto tiene una importancia fundamental para orientar la programación de la producción y de las compras, de forma de evitar el exceso de existencias de productos acabados.

Acortar Plazos de Entrega de Productos. Cualquier esfuerzo de reducción en el plazo de entrega de productos, significa aumentar la velocidad de ingreso de los recursos financieros. Por lo tanto, este es uno de los puntos mas importantes para que la empresa consiga disminuir la presión por capital de trabajo y para buscar un equilibrio en la ecuación de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Asimismo, es también una forma de conquistar nuevos clientes, dado que los compradores estarán interesados en quien pueda responderles lo más rápido posible.

Optimizar Servicios de Pre y Post-venta. Mejorar los servicios antes y después de realizar la venta es una de las maneras más eficientes de conquistar y mantener a los clientes. Esto significa ayudar al cliente antes de la venta para que reciba antecedentes y consejos que le permitan escoger los productos más adecuados a sus necesidades y después de la venta, que con la debida asistencia, pueda sacar el mejor provecho del producto que adquirió.

Diferenciar Productos y Servicios. Dado que los clientes están cada vez más exigentes, los productos son cada vez de mejor calidad y los precios más competitivos, un conjunto de servicios pueden ser los factores que hagan la diferencia. Las empresas deben estar permanentemente preocupadas de adjuntar valor a sus productos y servicios. Por ello, es imprescindible buscar información sobre el comportamiento de la competencia, nuevas tecnologías e ideas creativas que puedan persuadir a los clientes.

INVERTIR EN CALIDAD Y TECNOLOGÍA

La preocupación de una empresa no es sólo superar con éxito los períodos de dificultades, sino además crear condiciones para hacerse más competitiva. Un momento de crisis puede servir para prepararse mejor para el futuro y nada más recomendable que invertir en calidad y tecnología.

Fortalcer al Recurso Humano. Una de las mejores inversiones es la formación de recursos humanos en el propio lugar de trabajo, práctica imprescindible para implementar un programa de reducción de costos y aumentar de eficiencia, ambas exigencias permanentes de un mercado cada vez más competitivo.

Para bajar costos, incluso es posible utilizar a un empleado bien preparado o con mayor experiencia para entrenar a los demás, junto con aprovechar los beneficios tributarios que se ofrecen para esta actividad. Además, se sugiere hacer uso de manuales y de libros disponibles en las librerías u obtenidos vía correo. Estas publicaciones traen una serie de técnicas y herramientas que pueden aumentar la calidad y la productividad de las empresas.

Estrechar Relación con Proveedores. Mejorar la relación con los proveedores implica aumentar el flujo de información, que le permitirá desde una mejor utilización de las materias primas y de los componentes, hasta establecer un proceso más racional de entregas de los lotes, posibilitando una reducción de las necesidades de capital de trabajo. Una práctica importante, pero poco utilizada, es definir anticipadamente con los proveedores los criterios para aceptar los materiales adquiridos y registrar los resultados obtenidos para retroalimentar a los proveedores.

Fidelizar a los Clientes. Una de las principales conquistas de una empresa es la fidelidad de sus clientes, la cual se obtiene principalmente perfeccionando la forma de relacionarse con ellos. Es fundamental implementar procedimientos para escuchar periódicamente a los clientes, para conocer sus necesidades, expectativas y registrar sugerencias de mejora de los productos. Otro procedimiento clave es utilizar los reclamos recibidos como información relevante para la mejoría de procesos y productos.

Aumentar el Compromiso y Participación de los Empleados. Los empleados pueden convertirse en una fuente valiosa para mejorar la calidad de los productos y reducir los costos. Una de las maneras mas simples y de bajo costo, pero que da buenos resultados, es estimularlos y premiarlos por la presentación de sugerencias que signifiquen reducción de desperdicios, disminución de consumo de materias primas y de energía, aumento de la producción de máquinas y equipamientos y mejoría de la calidad de los productos. Prueba de esto es la participación de cerca de 1.000 empresas en el Premio de la Cámara Nacional de Industrias de Brasil de Incentivo a la Calidad y Productividad, que ha proporcionado casi 80.000 sugerencias de empleados por año. Con esta práctica gana la empresa y los empleados, además de construir un ambiente de trabajo más motivador.

CONCLUSIÓN

Los avances y beneficios que pudieran ser alcanzados por una empresa con estas prácticas, son conquistas importantes, que contribuyen a desarrollar alianzas con sus proveedores y clientes, pero que no son suficientes para asegurar su competitividad. Además, es necesario perseverar y adoptar paulatinamente nuevos métodos y prácticas gerenciales para la obtención continua de mejores estándares de eficiencia y excelencia.

 

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